Metodi di gestire il flusso di lavori

[Presspower - Silvio]

per organizzare il flusso di lavoro all'interno di una azienda come la mia
stampa dig grande, piccolo formato, offset fatto fuori, tampo, transfer, ricamo e timbri interni come organizzereste i flussi di lavoro?siamo in tre che lavoriamo all'interno.
Ora abbiamo un foglio a3 scritto a mano con il quale indichiamo cliente e il lavoro. senza indicare le varie fasi...

Accetto proposte.. poi vi spiego quale è la mia idea...

grazie silvio

[maybe]

Proponi un bel problema!
I flussi di lavoro andrebbero organizzati con una analisi ed ottimizzazione delle risorse necessarie e dei tempi di realizzazione, lo studio del "cammino critico" di ogni produzione e delle eventuali interferenze di produzioni diverse.
C'è tutta una scienza che se ne occupa, in italiano si chiama "ricerca operativa"

[camfab]

Interessante discussione!

Organizzare il nostro flusso di lavoro (siamo in 2 persone) e' un problema che abbiamo sempre cercato di risolvere, e nel tempo abbiamo tentato varie soluzioni.

Al momento la soluzione che stiamo cercando di portare avanti e' quella di segnare in una grande lavagna le varie lavorazioni suddivise per tipologia.

Cerchiamo di inserire anche la data di consegna (calcolata sulla base dei lavori gia' presenti sulla lavagna) ma spesso un ritardo su un lavoro purtroppo ci fa slittare tutto il resto.


Una cosa che abbiamo notato: spesso i lavori piccoli (o che riteniamo piccoli) non li marchiamo sulla lavagna, ma poi sono quelli che si accumulano e ci fanno "sballare" un po' le consegne....

[maxpetrignani]

L'argomento è molto interessante, ma anche molto difficile parlarne in un forum come questo, dove esistono realtà molto diverse tra loro per filosofia aziendale e per tipologia.
Personalmente ho frequentato un "corso su misura" di organizzazione aziendale, della durata di circa un anno, che mi ha permesso di strutturare in maniera fluida e funzionale il flusso lavorativo della mia azienda, ma non sto qui a dirvi quanto ho speso in pecunia ed in tempo, anche se a ragion veduta e senza alcun rimpianto....
Questo per dire che l'organizzazione va cucita addosso alla propria realtà, fermandosi spesso e focalizzando punti di forza e punti deboli. Tutto va poi attualizzato, aggiornato e migliorato in continuazione.
Non è semplicissimo.
Però devo dire che anche in altri post sparsi in vari argomenti nel forum, spesso può trasparire qualcosa di come sapere o poter organizzare bene il flusso di lavoro aziendale (vedi discussione sulle "porte chiuse/porte aperte" in azienda...) tipo questa http://www.rolandforum.com/quattro-c...accherata.html
Un saluto.

[camfab]

torno sull'argomento di come organizzare il flusso di lavoro postando la nuova "distinta lavorazione" che stiamo creando in questi giorni.
Si tratta di un modulo cartaceo dove di volta in volta segniamo le richieste del cliente.

Alcune note:
i fogli sono prenumerati (ottimo la "stampa unione" di corel draw ) in modo da non smarrire mai nessun foglio lavorazione.
Nel modulo indichiamo la provenienza della richiesta (cioe': se e' passato il cliente, se ha chiamato, se ha mandato un fax o una email) oltre ai vari dati.

Poi una lunga parte tutta bianca da compilare a seconda dell'ordine (che' so, di volta in volta uno striscione piuttosto che delle magliette con un logo, o delle polo ricamate e cosi' via...)

L'ultima parte e' la novita' che abbiamo inserito per provare a dare un'organizzazione piu' "fluida" e precisa al lavoro.

Nella pratica, la sera (o la mattina) a palle ferme raccogliamo tutti gli ordini ricevuti, e facciamo il check spuntando le varie caselle:

• Presente MAGA:verifichiamo se abbiamo il prodotto a magazzino (solitamente per l'abbigliamento)

• Check ORDER: nel caso non ci sia a magazzino, spuntiamo quando abbiamo inserito l'ordine al fornitore

• Check Received: spuntiamo quando abbiamo ricevuto la merce dal fornitore

• Check Inks: verifichiamo se abbiamo il materiale per stampare (che puo' essere di volta in volta: l'inchiostro di un particolare colore per la serigrafia, oppure il filato per un ricamo particolare, o ancora il siser di un certo colore e cosi' via) Altrimenti se e' da ordinare, quando lo ordiniamo spuntiamo la casella order Inks, e poi received Inks quando il fornitore ce lo consegna.

• Infine, la parte relativa alle bozze (sempre che siano richieste). Check bozza quando la bozza e pronta e l'abbiamo spedita al cliente; approved bozza quando il cliente l'ha approvata.

Che dite? Vi sembra troppo macchinoso?

Il nostro obiettivo e' quello di non rischiare di trovarsi in situazioni del tipo: "ci siamo dimenticati di ordinare il fucsia fluo per tizio... e di mandare la bozza a Caio... e le maglie per Sempronio poi le abbiamo ordinate ???

[maybe]

no, non è macchinoso. anzi è semplice rispetto al modello completoche dovrebbe contenere:

1. tempo medio di approvvigionamento
2. catena sequenziale di lavorazione con tempi per ogni lavorazione
3. disponibilità macchina e operatore

esempio (vero)
devo fare 35 magliette per un cliente

1. magliette ordinate (arrivo previsto 15 gg)
2. logo cliente: disponibile
3. plotter disponibile dal 22/07
4. transfer disponibile

1. tempo di stampa (con possibili inconvenienti) 2 ore
2. stagionatura prima della pressatura: 24 ore
3. tempo di pressatura 3 ore

consegna richiesta per 7 agosto

se ho la disponibilità della pressa prima del plotter non mi serve a niente!

con una scheda del genere, io so che posso fare passare avanti lavori fino al 5 agosto, poi devo assolutamente stampare il transfer per avere le 24 ore di asciugatura
e questo è ancora un esempio semplicistico:
pensa alla scheda di programmazione per costruire una portaerei!

[labottegamultimediale]

...credo che il tutto si possa intendere come "Cartella di Lavorazione" da gestire all'interno nelle varie fasi. Io qualche tempo fa l'avevo organizzata così:

-n. commessa e data apertura, nome cliente con i suoi estremi

-Tipi di lavorazione: pers. abbigliamento, stampa offset, stampa digitale,...e così via con un riquadrino da spuntare.

-descrizione della commessa con fasi di lavorazione e quantità

-gli articoli/materiali o altro che verranno utilizzati/acquistati

-eventuali c/lavorazione esterni

-consegna prevista

-elenco dei costi sostenuti per la commessa

-e in quella che ho fatto ho messo anche due sagome di t-shirt
per indicare le varie personalizzazione (nel caso di abbigliamento)

...questa ragazzi è giusto una base da sviluppare...ciao, Marco

[Presspower - Silvio]

pure noi stiamo elaborando un nostro sistema.. integrando cosa ci fornisce il programma di contabilità e adattato a mano.
quando li avrò ultimati vi esplicherò il mio sistema

[marcoVB]

ciao a tutti, non mi sembra che per 2-3 persone che lavorano si debba elaborare un programma, secondo me basta esser organizzati e un pò di testa su come gestire gli ordini. Noi abbiamo le copie commissione con una parte staccabile e li mettiamo in ordine cronologico di consegna e mano a mano che svolgiamo il lavoro li spostiamo tra i lavori in consegna...così evitiamo di incasinarci la vita e non dimentichiamo nulla.

[maybe]

è vero, il mio modello è complesso, se sei sicuro di avere materiali, tempi macchina ed operatori disponibili va bene così.
ma se il lavoro è complesso e dipende da fattori estrni, devi considerare i "cammini critici", cioè quelle lavorazioni (magari esterne) che devono essere fatte prima della finitura e consegna del prodotto finito

[Tatj]

Grazie per le dritte!

Il lavoro aumenta ed è buono programmarsi bene.
Abituati a lavorare "in famiglia" spesso si sbaglia pensando di ricordare tutto, segnando le cose su fogli e agende quà e là, per poi trovarsi sommersi da cose urgenti da fare! In realtà avevo già fatto un modulo pressapoco utile, che mio marito non usa mai... Ma stavolta ho preso spunto dai vostri consigli e preparato un modulo adatto alle nostre esigenze!

Io ho inserito (oltre alla tipologia di lavoro, materiali presenti o meno in magazzino, lavorazioni esterne e data di consegna, i dati del cliente...) anche le condizioni di pagamento e la scadenza del pagamento evidenziato in fattura, da spuntare una volta effettuato, di modo da tener sotto controllo eventuali insoluti (soprattutto se si tratta di bonifici...) e sapere con precisione le entrate...

[maxhrc]

Ciao riposto anche qui la mia risposta per gestire il lavoro che avevo fatto su un altra sezione spero possa servire:

Software pmi
Ciao Ragazzi, avevo questo problema da anni, da quando ho cominciato....all'inizio (sono un perito informatico) mi sono creato un prg mio con filemaker e andava abbastanza bene, ma allora erano 4 le cose che facevo e mi andava più che bene....poi il tempo veniva sempre meno e ho cominciato a cercare (invano) qualcosa di furbo ad un prezzo accettabile e che fosse versatile e personalizzabile. IL NULLA.

Finalmente lo scorso anno mi sono imbattuto sul software di questo ragazzo di Monza che trovo davvero ideale per la gestione di una PMI.

questo è il sito:

Epsylon Data Srl

ci sono 3 versioni gira su mac e pc, lo uso da un anno e non ho più problemi di "dimenticare" di segnare i lavori, chi deve pagare, fare un preventivo ci metto 30 secondi e stampo, invio lettere email e fatture, bolle ...tutto di tutto sempre con lo stesso programma...niente word excel e cazzate e cazzatine

Io ho preso la versione light ma si può in qualsiasi momento aggiornare e metterlo in rete se ci sono più pc che accedono alle commesse, insomma penso abbiate capito che sono entusiasta.

Vi assicuro che il controllo delle risorse lavorative/gestionali di un'azienda fanno un buon 40% di tutto il lavoro stesso....d'altronde come dice sempre mio papà, "puoi lavorare benissimo, qualità, cortesia, velocità....ma se non fatturi......"

Se vi interessa provatelo c'è una versione demo e magari accorpando più richieste si può avere uno sconto, magari fate il mio nome chissà che il softwerista sia magnanimo

Ciao

P.S.: date un occhiata alle potenzialità del sw sul sito c'è una videoguida